Le Contenu De "L'extranet"

L'Extranet se caractérise désormais par le décret du 23 mai 2019, qui entrera en vigueur le 1er juillet 2020. Il indique la liste minimale requise des documents à inclure par le syndic de copropriété sur l'Extranet.

Catégories de documents sur l'extranet

• Documents à la disposition des conseillers syndicaux
• Documents à la disposition du propriétaire d'un lot
• Documents accessibles à tous les copropriétaires sans exception

Documents Accessibles À Tous Les Copropriétaires

1. Le règlement de copropriété, la fiche descriptive de discussion ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés;
2. La dernière fiche récapitulative de la copropriété réalisée par le syndic;
3. Le carnet d'entretien du bâtiment;
4. Le diagnostic technique relatif aux parties communes du bâtiment valides;
5. Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic de copropriété au nom du syndicat valide des copropriétaires;
6. Tous les contrats et contrats en cours signés par le syndic de copropriété au nom du syndicat des copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des salariés du syndicat;
7. Les contrats de maintenance et de réparation des équipements communs en cours;
8. Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les prévisions de travaux approuvées lors de ces assemblées;
9. Le contrat de syndic actuel.

Documents Destinés Aux Membres Du Conseil Syndical

1. les soldes généraux des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que l'état général des charges et produits de l'exercice écoulé;
2. Si nécessaire, état périodique des charges et produits des derniers exercices;
3. citation à comparaître délivrée au nom du syndicat des copropriétaires, relative aux procédures judiciaires en cours et aux décisions de justice dont les délais d'appel n'ont pas expiré;
4. La liste de tous les copropriétaires formulée par le syndic de copropriété des syndics;
5. La carte professionnelle des syndics, son certificat d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son certificat de garantie financière en cours de validité.

Documents Accessibles Aux Copropriétaires Concernés

1. Le compte individuel du copropriétaire formulé après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle;
2. Le montant des dépenses courantes du budget prévisionnel et des dépenses hors budget prévisionnel, pour les deux derniers exercices clos, à la charge du copropriétaire;
3. Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de roulement, le montant de la part du fonds de roulement attaché au lot du copropriétaire est décidé après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle;
4. Les avis de fonds envoyés au copropriétaire au cours des trois dernières années.

Téléchargements et accessibilité sur EXTRANET

A partir du 1er juillet 2020, ces documents doivent apparaître sur l'Extranet. Les appels de financement des années précédentes n'apparaîtront pas. Afin d'assurer une identification fiable des copropriétaires, l'accès à l'Extranet se fera au moyen d'un code personnel sécurisé.

Les documents disponibles réalisés par le syndic sur Extranet sont téléchargeables et imprimables. Tous les documents relatifs à la gestion de l'immeuble et aux lots gérés sont mis à jour (si nécessaire), au moins une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l'assemblée générale annuelle.

De même, la notification des documents à joindre à la convocation de l'assemblée générale peut résulter, mais sous réserve de l'accord express du copropriétaire, de leur disponibilité sur l'Extranet.

Par conséquent, l'avis doit mentionner expressément que ces documents sont accessibles en ligne ainsi que la durée de leur disponibilité.

Par rapport à l'invitation électronique à l'assemblée générale, les textes permettent à un copropriétaire de demander que celle-ci ainsi que les documents annexes ne lui soient communiqués que par voie dématérialisée.

Désormais, il est possible d'obtenir l'invitation seule par courrier, sans qu'elle soit accompagnée de ses annexes; qui peuvent être téléchargé depuis l'Extranet.

"Ma Copro En Ligne" n'a pas attendu cette loi pour mettre en ligne ces documents. Vous pourrez même en mettre plus! Lire MaCoproEnLigne : Qu'est-ce que cela apporte ?