Les avantages d’une assemblée générale en ligne

Le législateur a souhaité faciliter l’accès aux AG pour réduire l’absentéisme. La loi ELAN a permis aux copropriétaires de pouvoir voter en ligne par vidéoconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication en ligne. Les copropriétaires pourront assister « de n’importe où » aux AG. Interressant, notamment pour les copropriétaires ne vivant pas dans leur logement, soit parce qu’il le loue, soit parce que c’est leur résidence secondaire.

Avec le système proposé par MaCoproEnLigne, l’assemblée générale à distance peut être couplée à l’envoi dématérialisé des documents tels que la convocation et le procès verbal. Dans ce cas la lettre recommandée électronique (LRE) sera utilisée. De plus, l’ordre du jour sera consultable à tout moment et pourra être enrichi directement par les copropriétaires.

Il sera également possible de proposer, en ligne, les points à mettre à l'ordre du jour.

Nous détaillons ci-après les étapes pour tenir une assemblée générale.

Les étapes pour la mise en place d'une assemblée générale en ligne ?

La première procédure consiste à définir les moyens et supports techniques permettant ce vote à distance. Ils auront été choisis au préalable lors de la dernière AG. Avec MaCoproEnLigne, les moyens sont simplement l’accès à la plateforme avec son identifiant et mot de passe. Les supports sont tous les terminaux électroniques (ordinateurs, tablettes ou smartphones).

Les copropriétaires souhaitant participer à distance devront en informer le syndic, au moins trois jours avant la tenue de l’assemblée générale. Avec MaCoproEnLigne, tout copropriétaire peut contacter facilement son syndic.

La feuille de présence peut elle aussi être tenue sous forme électronique. Par contre, elle ne devra pas être émargée par les participants à distance. Tous ceux qui souhaitent participer à l’assemblée générale à distance doivent prévenir le syndic au moins trois jours à l’avance. Pour la bonne tenue d’une AG en ligne, il faut également anticiper les difficultés techniques.

Le vote électronique lors de l’assemblée générale à distance

Gérer le vote électronique à distance n’est pas compliqué. Il suffit de s’assurer que certaines étapes soient bien respectées, telles que la programmation de l’AG sur MaCoproEnLigne. Ensuite, on procède à un émargement numérique, selon l’ordre d’arrivée des copropriétaires. Le président de séance est responsable de l’ouverture et la fermeture du vote. Le vote électronique permet par ailleurs d’accélérer le démarrage des assemblées générales. Il limite également le nombre d’erreurs humaines qui peuvent survenir lors du contrôle des votes. Enfin, c’est un gain de temps considérablement au niveau du décompte.

Les coûts

Les coûts de la tenue en ligne d’une assemblée générale sont à la charge du syndicat des copropriétaires (et non pas du syndic). Avec MaCoproEnLigne, seul le surcoût du système de visio-conférence sera a supporté. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements à ce sujet.

Une plateforme en ligne fiable et sécurisée

On peut désormais tout faire en ligne (ou presque) grâce aux avancées technologiques et l’avènement du numérique. Ainsi, il suffit de disposer d’une plateforme fiable, sécurisée et accessible telle que MaCoproEnLigne et l’on a la possibilité de réaliser une assemblée générale en ligne. C’est un excellent moyen de gagner du temps, tout en se tenant informé. D’ailleurs, chaque copropriétaire possède un compte sécurisé, lui permettant de partager et d’accéder à des informations telles que des documents, des évènements ou encore échanger des messages. Tous les types de profils ont présents, notamment syndic, conseil syndical, copropriétaires, concierge, locataires ou encore prestataires de service.